引継ぎ業務でどんなことをすれば喜ばれるのでしょうか。転職が決まったら、同時並行で退職の準備も進めなくてはなりません。その中でも引継ぎ業務は大切なことです。この記事を読むことで喜ばれる引き継ぎ業務のポイントを押さえることができます。
引き継ぎ業務とは
あなたが現在行っている業務について、決められた後任の担当者が仕事をする上で、支障が出ないように業務内容を伝達することです。必要時はマニュアルも作成する必要があります。
引き継ぎでこまった事例
実際に、引き継ぎを受けた側から聞こえたこんな声をまとめてみました。
Aさん
⇒同じプロジェクトチームの先輩より、本人が辞める2週間前になってから、急に次の案件の引き継ぎをしてくることになった。引き継ぎを受ける担当は私一人となっていた。しかし、先輩は思い出したことをあれこれと口頭で指示するだけだったため、引き継ぎ内容をメモにまとめるのが精いっぱいであった。そのため、しっかりと引き継ぎ内容を実施できるか不安だ。
Bさん
⇒取引先の△△社に連絡をした。すると「担当者は先月末で退職した」と言われた。私の会社には担当者が変わる旨の連絡の通知や挨拶訪問がなかったため、知らないことであった。新たな担当者に取り次いでもらえるか確認したところ、「新たな担当者をまだ立てていない」と言われてしまった。上司にそのことを報告すると、△△社との取引は今後やめるように言われた。
Cさん
⇒先月、退職した後輩の引き継ぎを、同じ企画チーム3名で受けた。いざ引き継ぎ内容の業務を行おうとしたところ、書類の不備が目立ち、業務に支障が出てしまい進まなかった。やむを得ず退職した後輩に連絡をしたが、海外出張に出ておりすぐには帰れないと言われ、チームメンバー全員が途方にくれている。
この例では、引き継ぎを受けた側の方はみな迷惑がっかり困った状態です。
引き継ぎでどんな点が問題であったのか、次のまとめより考えていきます。
引き継ぎ業務の流れ
ではどのような流れで引き継ぎ業務を行うのでしょうか。社内に引き継ぎマニュアルがある場合もありますが、ここでは標準的な流れを説明します。【POINT】は引き継ぎ業務でよろこばれるポイントをまとめました。
引き継ぎすべき業務内容のリストアップを行う
⇒引き継ぐべき内容を確認しましょう。リストアップすることで引き継ぎ漏れを防ぐことができます。また、引き継ぎを受ける側もチェックしながら受けることができますので便利であると言えます。【POINT】マニュアルと一緒にリスト化して一覧表にすることで見やすくなるため、使いやすくなります。
引き継ぎ期間の計画を立てる
⇒退職まで逆算して段取りを計画しましょう。引き継ぎがスムーズにいかず、すべての内容を引継ぎできなかったと言ったことがあると大変です。引き継ぎの担当者とも予定を合わせる必要があるため、早い段階で行っていくべき事項です。【POINT】会社から見れば、会社都合の退職でない限り、退職はあなたの都合です。そのため、たとえ後輩であっても引き継ぎ業務を行う際は、相手の社内業務の予定に極力合わせるようにします。
業務の流れについて記したマニュアルの準備
⇒引き継ぎ担当者にも統一した内容で説明を行えるため、必要時は用意しましょう。
【POINT】担当者以外でも社内向けにマニュアルがあることは、他の職員、社員で統一した業務ができることに繋がります。
業務内容について口頭で説明をする
⇒既存のマニュアルや、３で作成したマニュアルを元に引き継ぎの担当者に実際に、引き継ぎを行いましょう。【POINT】口頭だけではなく、実際に一度は業務を引き継ぎの担当者と行いわからない点は退職前に解決しましょう。
必要な書類や物品の受け渡し
⇒業務を行う際に必要な書類や物品がある場合は、漏れの内容に注意してください。
【POINT】USB等データとしてわかりやすいように保存しておくとスマートで便利です。
取引先等、社外の方への挨拶状の作成・送付
⇒退職ギリギリにならないように注意しましょう。実際に顔を合わせないのであれば、わかりやすく、挨拶状を送るなどして漏れがないようにしましょう。
【POINT】顔が見えない相手に対しての挨拶になるため、実施に挨拶周りより先に対応しましょう。
取引先等、社外の方へ後任担当者の紹介
⇒あなたがお世話になった挨拶も含め、後任担当者の名前と顔を知っておいていただくことです。【POINT】一緒に後任担当者とあいさつ回りをしておくことで、後任担当者も顔見知りになり、社外の方と双方安心してもらうことができます。ZOOM等でもよいでしょう。
まとめ
上記事例の引き継ぎを受けた方たちのような状態にしないためにも、引き継ぎの際にどのような点に注意をするべきか再度考えてください。退職するあなたが、残す仕事を代わりに行ってくれる人達が困らないように対応するのは、あなたの仕事で当然の責務です。自分がこの引継ぎを受けたら、しっかりとできる確認しながら、誰に引き継ぎをしてもわかる状態が理想であることをわすれないでください。