退職時の取引先へのあいさつのコツとは！
みなさんは、転職に伴って退職時のあいさつに困ったことはありますでしょうか。
会社内でしたら、気心も知れた人たちですのでそれほど気を遣わずにあいさつできるのではないでしょうか。しかし、こと取引先となると違った関係性になりますので、どのようにあいさつすれば良いのか悩まれる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、退職時の取引先へのあいさつについて分かりやすくご説明したいと思います。
退職時のあいさつに使うツールとは
退職する際、直接会ってあいさつをすべきか電話などであいさつをすべきか悩まれる方は多いのではないでしょうか。
もちろん、直接会ってお礼を述べたうえであいさつをするのが一番筋が通っていて丁寧ですが、昨今の新型コロナウイルスの影響等もありますので、あまり直接会ってあいさつするというのも憚られます。また、電話で退職のあいさつをするとなっても取引先の担当者も忙しいタイミングなどあり仕事の手を止めてしまうことにも繋がりかねません。
そこで、おすするなのがメールを使って退職のあいさつをするということです。退職という大事な内容をメールで報告するのは失礼にあたるのではないかと危惧される方もいらっしゃるでしょう。しかし、メールとは近年においてビジネスを行ううえで重要なツールでと認識されています。そのような背景もあることから、ビジネスマナーに照らし合わせてもメールを使って退職の挨拶をすることは問題ないと言えます。
もちろん、メールだけを推奨しているのではなく、お世話になった社内の人や顔を合わせる機会が多い人にはできるだけ口頭で挨拶すべきですが、会えない人にはメールでも大丈夫ということです。
今までのお礼と別れの挨拶をちゃんと伝えることは、社会人として最低限のマナーです。今後またどこかで一緒に仕事をする機会も自油分想定されますので、一筆残すことで良い印象を残すように心がけてください。
退職メールのポイントについて
取引先へと送付する退職メールは、社内へ送る退職メールと意味合いが違います。会社とつながりのある取引先ですので、会社の信用を損ねないことや取引先があなた自身が退職することによって不安や不満を抱えこまさないことが自由用であると言えます。そのことを念頭において、退職するあなた自身の信頼を守ることがなにより大切なのです。
退職メールを送る際は、第一にどのタイミングで送付するかという点です。会社とも相談して、退職を公表してもいい時期がいつになるのか確認しましょう。取引先へと退職メールを送付する前に、社内へと退職メールを送付するようにしましょう。今後、あなた自身が担当していた取引先を別の担当者へと引継がなければならない場合などもあるかもしれません。
社内に周知された後は、取引先などの社外の人に退職メールを送ります。取引先などとの間にも引継ぎに関するやり取りもありますので、目安としては2～3週間前にはお伝えした方が良いでしょう。また、退職まで残り日数があまりないないタイミングで退職メールを送付すると、取引先に対して「最後まで仕事を全うしない人」と判断されてしまいます。立つ鳥跡を濁さずというように、きちんと礼節をわきまえたうえで引継ぎ期間も考慮して相手に伝えないとあなた自身もそうですが、会社そのものにも不信感を与えかねませんので注意してください。
また、退職日はきちん明記してください。退職メールなのに、いったいいつ退職するのか分からないと本末転倒です。退職日が1週間後なのか、それとも1か月後に予定しているのかなど残された期間によって、取引先の対応方針に関する優先順位も変わってきますので、必ず明記するようにしましょう。
次に、後任者や引き継ぎについても決まっている場合は明記してください。本来であれば、引き継いだ担当者とと一緒に取引先へと直接挨拶に行くのが一番良いですが、それができない場合は退職メールの中で名前を伝えておきましょう。後任や引継ぎについて何も書かれていない退職メールでは、取引先が不安に思ってしまいますし、今までどんなに誠意を持って仕事をしていたとしても全ての信頼関係が瓦解してしまうといっても過言ではないでしょう。
最後に、社内への退職メールと異なり、取引先への退職メールでは私用連絡先などは記載しないことが大切です。どれだけ信頼関係が厚いとしても、あくまで今までのお付き合いは会社を通しての関係性ですので、一旦線を引くことも重要です。転職先や退職理由などを書くことも、会社やあなた自身の信用を損ねる原因とつながりかねませんので注意してください。
まとめ
ここまで、退職時の取引先へのあいさつについてご説明させて頂きました。
これといった決まりがあるわけではありませんが、ビジネスマナーとして先述した内容をご理解頂ければと思います。
これから転職を検討される方にとって、少しでもこの記事がお役に立つことができれば幸いです。